発注書とは
発注書は、仕事を依頼する側が「この内容で正式にお願いします」と伝えるための書類です。注文書と呼ばれることもあります。作り手が金額と条件を示すのが見積書、それを受けて依頼者が発注の意思を示すのが発注書、という関係になります。発注書を受け取ることで、作業に入ってよい段階に来たことがはっきりします。
もう少し詳しく
個人どうしのやり取りではメッセージだけで進むことも多く、発注書が出ないまま作業を始める場面も少なくありません。 ただ、書面が一切ない状態は「言った・言わない」が起きやすく、途中で条件が変わったときに拠り所がなくなります。 最低限、見積書の内容に対して「この内容で進めてください」という返信をもらい、その記録を残しておくだけでも違います。
受け取った発注書で確認したいのは、自分が出した見積書と条件がそろっているかです。 金額、作業範囲、納期、修正回数。ここが食い違ったまま進むと、納品時に認識のずれが表面化します。 違いを見つけたら、着手前に確認しておくほうが手戻りは少なくて済みます。
発注書に対して「注文請書」を返す商習慣もあります。 受注した意思を書面で示すもので、企業間の取引では求められることがあります。 必要かどうかは相手の運用によるため、指示があれば従い、なければ発注書の受領を返信で伝えておくとよいでしょう。
こんな時に関係します
- 企業からの依頼で、社内手続きを経て正式発注になったとき。
- 見積書を出したあと、依頼者が承認したかどうかを確認したいとき。まず見積書メーカーで条件を明確にしておくと、発注書との照合が簡単になります。
- 複数の案件を並行しているとき。発注のタイミングが記録に残っていると、着手順を整理しやすくなります。
- 納品後に条件の食い違いが起きたとき。発注時点の記録が確認材料になります。
よくある質問
- Q. 発注書がないと仕事を受けてはいけませんか
- A. そのような決まりはありません。ただし条件を確認できる記録がないと、あとで認識のずれが起きたときに困ります。メッセージの履歴でも構わないので、合意した内容は残しておくことをおすすめします。
- Q. 発注書と契約書はどう違いますか
- A. 発注書は個別の仕事について「この内容で依頼します」と伝えるもの、契約書は取引全体のルールを定めるものです。継続的な取引では、契約書を結んだうえで案件ごとに発注書が出る形もあります。
- Q. 発注書の内容が見積書と違っていたら
- A. 着手前に確認するのが安全です。金額や作業範囲の違いは、進めるほど修正が難しくなります。
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この記事は一般的な考え方を説明したものです。税務や契約の判断は状況によって異なるため、 個別の取り扱いについては税理士や弁護士などの専門家にご確認ください。