請求書とは
請求書は、仕事を納品したあとに「代金を支払ってください」と伝えるための書類です。金額の内訳に加えて、支払期限と振込先を記載するのが一般的で、依頼者はこれをもとに支払い手続きを行います。見積書が作業前の提示であるのに対し、請求書は作業後の請求という位置づけです。
もう少し詳しく
記載する内容は見積書と似ていますが、支払いに直結する情報が増えます。 宛名、発行日、請求書番号、件名、品目と金額、合計、支払期限、振込先の口座情報、発行者の連絡先。 振込先の書き間違いは支払いが止まる原因になりやすいので、銀行名・支店名・口座種別・口座番号・口座名義を省略せずに書いておくと安心です。
支払期限は、依頼者の締め日と支払日のサイクルに合わせるのが一般的です。 日本では「月末締め・翌月末払い」という形が広く使われており、この場合は月末までに出した請求書が翌月末に支払われます。 相手の経理の締め日を先に確認しておくと、入金までの見通しが立てやすくなります。
近年はインボイス制度（適格請求書等保存方式）の影響で、請求書に記載する項目が話題になることが増えました。 記載事項や登録の要否は事業者の状況によって異なり、制度の内容も改正されることがあります。 自分がどう対応すべきかは、税理士や所轄の税務署など専門家に確認してください。
こんな時に関係します
- 納品が完了し、代金を請求するとき。 請求書メーカーでは、見積書メーカーで作った内容をそのまま引き継げます。
- 依頼者から「請求書を送ってください」と言われたとき。企業との取引では、請求書がないと支払い処理ができないことがほとんどです。
- 源泉徴収がある取引のとき。差し引かれる金額と、実際に振り込まれる金額を明記しておくと、入金額の行き違いを防げます。
- 確定申告に備えて記録を残したいとき。発行した請求書は、売上の証拠として保管しておくと後で確認しやすくなります。
よくある質問
- Q. 請求書はいつ出せばいいですか
- A. 納品後、できるだけ早めに出すのが基本です。依頼者側に締め日があることが多いため、締め日を過ぎると支払いが翌月以降にずれることがあります。事前に締め日を聞いておくと安心です。
- Q. 振込手数料はどちらが負担しますか
- A. 取り決め次第です。実務では依頼者が負担することが多いものの、双方の合意によります。トラブルを避けるため、請求書や事前のやり取りで明記しておくとよいでしょう。
- Q. 請求書はいつまで保管すればいいですか
- A. 保存期間は法令で定められていますが、事業者の区分や制度改正によって変わることがあります。最新の要件は国税庁の情報や税理士にご確認ください。
関連する用語
この記事は一般的な考え方を説明したものです。税務や契約の判断は状況によって異なるため、 個別の取り扱いについては税理士や弁護士などの専門家にご確認ください。